Sowy i skowronki
Najdogodniejsza pora to ta część dnia, kiedy nasz organizm funkcjonuje najefektywniej. Niektóry ludzie najlepiej koncentrują się w porze obiadowej, inni – wczesnym popołudniem.
Z praktyki wiadomo, że mamy do czynienia z dwiema kategoriami ludzi: sowy i skowronki. Jak sama nazwa wskazuje skowronki będą preferowały pracę w porach rannych, rozpoczynają dzień wcześnie, a wykonywana przez nich praca jest najefektywniejsza w godzinach przedpołudniowych. Druga kategoria ludzi to sowy. Dla tej grupy osób najdogodniejsza jest praca w godzinach popołudniowych, a nawet nocnych.
Jednak dla znacznej większości najoptymalniejsza pora na wykonywanie zadań twórczych, związanych z kreatywnością przypada na czas przed 12:00 w południe. Jeżeli wykonywanie zadań najistotniejszych z punktu widzenia realizacji celów i zadań zaplanujemy przed dwunastą w południe, to jest prawdopodobne, że osiągniemy więcej przy mniejszym wysiłku. Ponadto wykonanie najtrudniejszego zadania od rana daje potężny zastrzyk motywacji na pozostałą część dnia.
Życie w zgodzie z biegiem naszego wewnętrznego zegara wydaje się być czynnikiem bardzo istotnym. Warto pamiętać, że człowiek to także biologia, która do normalnego funkcjonowania potrzebuje również relaksu.
- jedną godzinę relaksu przed snem;
- jedną godzinę dziennie na rozwijanie własnego hobby czy też poprawy swojego stanu zdrowia;
- trzydzieści minut trzy razy w tygodniu na ćwiczenia fizyczne;
- czas na spokojne spożywanie posiłków.
Cicha godzina
W harmonogramie dnia należy umieścić czas na tzw. cichą godzinę. W czasie pracy ciągle pojawiające się przeszkody utrudniają wykonanie zaplanowanych rzeczy. Idea cichego czasu jest prosta: należy ustalić blok czasu bez niespodzianek, który umożliwi nam skoncentrowanie się na pracy. Wymaga to wyłączenia telefonów, odmowy przyjmowania gości oraz skierowania prośby do współpracowników, by nam nie przeszkadzano.
Zacznij wcześnie
Większość z nas zna zasadę, że dobrze jest zaczynać pracę wcześnie, ale nie przestrzega jej. Co znaczy zacząć wcześniej:
- zaczynamy dzień o bardzo wczesnej porze, np. wstajemy rankiem po to, by przed wyjściem do pracy w domu popracować nad projektem, artykułem, rozprawą doktorską;
- zaczynamy dzień zaraz po przyjściu do pracy, rezygnujemy z kawy, rozmów i czytania gazet;
- zaczynamy realizację projektów wcześniej niż to było przewidziane, dając więcej czasu na ich realizację.
Kluczem do robienia terminarzy jest wiara, że na wszystko znajdzie się czas i miejsce. Ustalanie terminów pozwala działać celowo.
Grupowanie zadań
Zadania podobne do siebie należy grupować w bloki. Zapobiega to ciągłemu przechodzeniu z jednego do drugiego zadania, co związane jest z ryzykiem nieukończenia któregoś z nich. Grupowanie zadań pozwala na większą koncentrację i większy wysiłek. Poza tym można zaoszczędzić czas przy zadaniach, do których używamy tych samych narzędzi.
Nie zrealizowany plan dnia
Może się zdarzyć, że w danym dniu nie uda nam się zrealizować swojej listy zadań. Są takie dni, kiedy sprawy, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć kumulują się. Tak niestety bywa! Nie należy się załamywać.
Jeżeli natomiast nie udaje się nam zrealizować naszej listy zadań przez kilka dni, to trzeba się temu przyjrzeć. W takiej sytuacji należy spróbować odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- czy nie za dużo próbujemy zrobić jednego dnia?
- czy pewne zadania nie zostały zrealizowane dlatego, że w tym czasie jeszcze nie byliśmy gotowi do ich wykonania?
- czy zadania były precyzyjnie sformułowane?
- czy mamy kłopoty z podejmowaniem decyzji?
- czy do realizacji zadań posiadamy wszystkie potrzebne nam informacje?
- czy z powodu naglących spraw nie lekceważymy procesu planowania?
- czy u podstaw naszej porażki nie leży – brak wiary w siebie, brak dostatecznej koncentracji na zadaniach, brak dyscypliny wewnętrznej?
