W kontaktach międzyludzkich silnie działa mechanizm pierwszego wrażenia. Jest on natychmiastowy, pozaracjonalny, nieunikniony i może mieć znaczący wpływ na dalszy kontakt.
Pierwsze wrażenie wraz z przeszłymi doświadczeniami i stereotypami tworzy nastawienie, mogące zakłócić efektywną komunikację.
Na sposób postrzegania urzędnika przez klienta olbrzymi wpływ ma autoprezentacja,
czyli to, jak mniej lub bardziej świadomie wyraża on swoje przekonania.
Powinno się przywiązywać bardzo dużą wag do organizacji otoczenia i narzędzi pracy
oraz koncentracji na pracy z klientem.
Sposób powitania klienta dużo mówi o poziomie pracy w urzędzie i jego pracownikach.
Uśmiech na twarzy nie tylko polepsza relacje z klientem, lecz także podosi samopoczucie pracowników.
Przed przejściem do meritum sprawy warto zamienić kilka zdań na tematy neutralne.
Warto budować ?mosty? podczas rozmowy, ustalając jednocześnie wspólne cele.
Należy wykorzystywać pozytywną gestykulację.
Warto pamiętać o utrzymywaniu bezpośredniego kontaktu wzrokowego.
Warto pamiętać o nawiązywaniu relacji poprzez ingracjację, czyli tendencję do wytworzenia w drugiej osobie pozytywnej postawy wobec nas za pomocą podnoszenia wartości tej osoby.
